Donderdag 10 Augustus 2006 15:52 Laatste aanpassing (Vrijdag 31 Oktober 2008 13:11)
Zelfstandige
Ik heb uren besteed aan het zoeken van een goed boekhoudprogramma. Je hebt ze gratis, en je hebt dure. Afhankelijk van wat je gaat doen, heb je wel of geen boekhoud-systeem nodig. Stuur je slechts een paar facturen per maand (liefst met een groot bedrag natuurlijk) dan heb je genoeg aan een Excel sheet. Is je bedrijf gebaseerd op het sturen van veel facturen, dan is een boekhoudprogramma wellicht gewenst.
Ik zou zeggen, gebruik in het begin gewoon Excel (of het gratis Open Office). Sommige boekhouders hebben hun eigen spreadsheet, die ze beschikbaar stellen.
Als je toch een echt pakket wilt kopen, valt te denken aan: www.snelstart.nl, davilex, exact, accountview, king. Ik heb geen van deze pakketten getest, maar ze werden me aangeraden op een belastingworkshop. Zelf doe ik het met een excel sheet zoals gezegd.
Het wordt tijd om orde op zaken te stellen. Ik stel voor dat je spiksplinternieuwe mappen koopt om je spullen in te doen. Doe niet aan hergebruik van oude mappen. Nee, tracteer jezelf op mooie nieuwe mappen. Kost bijna niets en tevens is het aftrekbaar van de belasting. Nieuwe mappen; het voelt echt geweldig.
Je zult je administratie op orde moeten brengen (het kan ook zijn dat je al supergestructureerd was, in dat geval kun je dit stukje overslaan). Op aanraden van mijn boekhouder maak ik mijn mappen op jaar aan. Ik heb dus een map "2004", "2005", etc. In elke map komen dan de bankafschriften, de facturen, de rekeningen, brieven van de belasting en de bonnetjes, etc van dat bepaalde jaar. Dat werkt beter dan mappen op onderwerp, want meestal heb je je spullen uit een bepaald jaar nodig. Het is dus praktischer.
Het fenomeen bonnetjes heeft me veel hoofdbrekens bezorgd. Welke bonnetjes moet je nu bewaren en welke niet etc. Nou, ik ben er uit. Lees verder!
Bewaar alle bonnetjes en doe ze op zo'n prikker of in een map, of wat dan ook. Als het maar op volgorde blijft, dat is het handigste. Vervolgens ga je eens in de zoveel tijd, als het regent bijvoorbeeld, deze bonnen verwerken.
Bonnen kan ik gewoon achter elkaar in een map doen en in het excelsheet invoeren. Ze dienen opeenvolgend genummerd te worden. Ze hoeven niet persé op datum, maar het is wel handig. Maar als je in latere instantie een oude factuur of bonnetje terugvindt, kun je deze gewoon aan het eind toevoegen. Je hoeft geen nummers door te krassen en opnieuw te gaan nummeren. (Hier kwam ik pas na een paar jaar achter.)
Eerst categoriseerde ik alles: apart rijtje telefoon (opgesplitst in mobiel, vaste lijn) etc. Maar mijn belastingadviseuse bleek alles weer te herschikken. Niet doen dus, het is alleen maar extra werk. Gewoon alles achter elkaar, de KPN factuur kan gewoon na de bon van het nieuwe printerpapier.
Ik plak de kleine bonnetjes vaak op een grotere factuur, die er na of er voor komt, zo heb je ze gearchiveerd en raken ze niet kwijt (ze zijn vaak te klein om er twee gaatjes in te perforeren).
Mijn belastingadviseur hoeft de bonnen niet te zien. Als je ze maar presenteren kunt, als je controle krijgt.
De bonnen neem ik dus op in mijn administratie (Excelsheet): ik schrijf het bedrag, de BTW, het onderwerp, de datum op. Het is een vreselijk werkje maar zeer meditatief. Ik bewaar alle bonnen. Ik laat het aan mijn belastingadviseur over welke bonnen wel en welke niet in de belastingaanslag gebruikt worden, uiteindelijk. Die heeft een beter zicht op wat redelijk is en wat niet.
Wellicht ten overvloede maar: print je belangrijke documenten uit. Bijvoorbeeld je facturen. Als computer-fanaat deed ik dat eerst niet. Nu wel.
Maak goeie back-ups van je computer. Er komt een dag dan loopt ie vast en ben je misschien al je e-mail adressen, excel bestanden, facturen, offertes, en andere files kwijt. Lees meer over het maken van goeie back-ups